טיפים להתנהלות כלכלית מדויקת ומתועדת לעסקים

התנהלות עסקית מקצועית, נכונה ומותאמת לתחום העסק וליעדיו, הינה בסיס איתן להצלחת העסק ולקידומו.

אם העסק אינו מנוהל בצורה טובה וההתנהלות הכלכלית שלו אינה מתועדת כהלכה ובאופן שגרתי, דרך ניהול הכספים בה אינו אמין והוא סובל מתזרים מזומנים לא מאוזן – אין לו הרבה סיכוי להיות עסק רווחי ולהצליח מול מתחריו בשוק. בכתבה זו תוכלו ללמוד רבות על התנהלות כלכלית נכונה לעסקים.

​​טיפים להתנהלות כלכלית מדויקת ומתועדת לעסקים

יצירת תוכנית עסקית

תוכנית עסקית הינה הכרחית כבסיס להתנהלות כלכלית נכונה. תוכנית זו תבחן את כדאיות פתיחת העסק או המשך פעילותו בהתייחס למצב הכללי בשוק, תגדיר את קווי המיתאר לפעילותו, את יעדיו ומטרותיו, את צפי ההכנסות וההוצאות של העסק, תקבע אסטרטגיות לשיווק העסק ותגדיר את הצעדים והפעולות הנחוצים לעשייה להווה, לעתיד הקרוב והרחוק. התוכנית העסקית גם בודקת את נושא ההון הדרוש לפתיחת העסק ולהפעלתו, בעיקר בהתחלת דרכו של העסק, לפני שהרווחים מתחילים להצטבר. כמו כן, תשקף התוכנית העסקית את הנקודה – האם בעל העסק יכול לנהלו לבד או שהוא זקוק לשותפים או משקיעים כדי להפעילו.

לימדו את השוק בתחום הפעילות שלכם

לפני כניסה לתחום עסקי כלשהו, יש ללמוד את מצבו של השוק בתחום זה. חקר השוק הינו חלק חשוב בתהליך של ייעוץ עסקי הניתן לחברות ולעסקים. חקירת השוק משמעותה: להבין כיצד מתנהל השוק בארץ ואף בעולם, מי הם המתחרים שעומדים מנגד, אלו מוצרים הם מוכרים וכיצד הם מתמחרים אותם, מהן שיטות השיווק והפרסום שלהן, מהן המגמות השולטות בשוק בתחום זה ומה מציעה כל אחת מהחברות המתחרות. מכל הנתונים הללו ניתן יהיה להחליט מהי ייחודיות העסק ומה יהיה בידולו מול העסקים האחרים בתחום.

מעקב שוטף, מדויק ומתועד אחרי הוצאות והכנסות

התנהלות כלכלית נכונה היא זו, שבכל רגע נתון יכול בעל העסק לדעת מה מצב תזרים המזומנים שלו, כמה הכנסות היו לו וכמה הוצאות, מה מצב חשבון הבנק, מצב האשראי, השקעות, הלוואות וכדו’. המעקב אחרי ההתנהלות הכלכלית חייב להיות שוטף ומבוקר ולתת תמונה אמינה ועדכנית על התנהלות העסק עבור בעל העסק ועבור הרואה חשבון, כל חודש בחודשו. קבלת תמונה אמינה של המצב הכלכלי מאפשרת לגלות שיבושים או טעויות, לתקן או לבצע שינוי במידת הצורך.

תיעוד ההתנהלות הכלכלית בצורה דיגיטלית

תיעוד הנתונים הכלכליים מומלץ שייעשה באופן דיגיטלי, כלומר: לנהל את החשבונות במערכת ממוחשבת, בעלת יכולת אחסון גבוהה. זאת, באמצעות ספריות ותיקיות ייעודיות לכל תחום הקשור להתנהלות הפיננסית, תיועד קבלות וחשבונית וכל פעילות כספית שהיא. 

חשוב לבצע הפרדה בין החשבון העסקי לבין החשבון הפרטי

יש לבצע הפרדה מלאה בין החשבון האישי והפרטי של בעל העסק לבין החשבון העסקי שלו. הקפדה על כך תמנע בלבול בין שני החשבונות ותשרה סדר וארגון ברישום הנתונים הפיננסיים בשני התחומים. הפרדה זו גם מגדירה מראש שהתשלומים השוטפים, החובות, ההלוואות וכדו’ ייעשו בנפרד.

בידקו היטב את התנאים לפני לקיחת הלוואות

עסק כלכלי לוקח הלוואות ומשקיע כספים כדי להשתמש בהון זה לצמיחתו ולהגדלת פעילותו. אולם, לפני לקיחת הלוואה חשוב לברר היטב את תנאיה מבחינת ההחזר החודשי, מועד ההחזר, ריביות, הצמדות וכדו’ וכך גם לגבי השקעת כספים והרווח הצפוי מהם. יש להקדיש מחשבה כלכלית לכדאיות לקיחת הכספים או השקעתם. האם זוהי הדרך הנכונה או הזמן המתאים לקדם את העסק. האם לעסק יש יכולת להחזיר את ההלוואה או כדאי לחשוב על דרך אחרת נוחה וזולה יותר לקידום כלכלי של העסק.

הפרישו כספים לחסכונות 

לכל עסק יש מטרות ויעדים לטווח מידי, קצר וארוך. חלק מהיעדים הללו נוגעים למאמץ המתמשך של בעלי העסק לקדם את העסק דרך הפניית כספים לחסכונות עבור העסק. חסכונות לטובת העסק יכולים לשמש גם כהון שיכול להיות מיועד למצבים בהם יש לפתע צורך בהוצאה כספית לא מתוכננת.

קבעו תקציב עבור פרסום ושיווק העסק

אחד הפרמטרים החשובים בהתנהלות כלכלית נכונה של עסק היא קביעת תקציב מיוחד לפרסום ולשיווק העסק. אחד מתפקידיה של התוכנית העסקית היא להגדיר את התקציב המיועד לכך ולתכנן את התוכנית השיווקית ואת האסטרטגיות שלה לכל השנה. ללא פרסום ושיווק העסק הוא לא יוכל לגדול, להתפתח, להוסיף לעצמו לקוחות ולהגדיל את מכירותיו. מלאכת הפרסום והשיווק צריכה להיעשות בצורה מקצועית ובאופן שוטף דרך המדיה הדיגיטלית (מיילים, הודעות SMS וכדו’), פלטפורמות חברתיות, מוצרי פרסום מודפסים ועוד.

התייעצות עם יועץ עסקי

כדי לשלב יחד את כל האלמנטים הללו של התנהלות כלכלית נכונה ומדויקת לעסק מומלץ להתייעץ עם איש מקצוע בתחום. איש המקצוע בתחום בונה את התוכנית העסקית על כל צדדיה ומלווה את העסק בכל הקשור להתנהלות כלכלית, שיווקית ועסקית. איש מקצוע בתחום זה, הרואה את העסק מבחוץ ומנקודת מבט ניטרלית יכול לזהות קשיים, אתגרים שיש להתמודד איתם ומצד שני גם אלמנטים של התנהלות נכונה ויעילה שחשוב לחזק ולשפר אותה.